Hysbysiad diogelu data
Polisi Preifatrwydd
Mae'r hysbysiad hwn yn esbonio pa ddata personol y mae Profion yn ei drin, pwy sy'n gyfrifol amdano, a beth y gallwch ofyn i ni ei wneud yn ei gylch. Platfform ffug arholiadau ar gyfer ysgolion yw Profion, felly mae'r rhan fwyaf o'r data sydd ar y system yn perthyn i ysgol, ac mae'r ysgol yn parhau i fod yn gyfrifol amdano. Rydym wedi cadw'r iaith yn glir a'r manylion yn benodol, oherwydd bod y bobl sy'n gorfod gwirio hyn yn brysur fel arfer.
Diweddarwyd 18 Awst 2026
Yn fyr
- Eich ysgol sy'n rheoli data dysgwyr. Dim ond ar gyfarwyddyd ysgrifenedig yr ysgol yr ydym yn ei brosesu.
- Mae'r holl ddata yn cael ei storio yn y Deyrnas Unedig. Nid oes trosglwyddiadau rheolaidd dramor.
- Nid ydym byth yn gwerthu data, nid ydym byth yn dangos hysbysebion, ac nid ydym byth yn marchnata i ddysgwyr.
- Mae cytundeb prosesu Erthygl 28 o dan GDPR y DU ar gael i unrhyw ysgol ar gais.
1 Pwy ydym ni
Mae Profion yn cael ei weithredu gan Apps4Education Limited, cwmni sydd wedi ei gofrestru yng Nghymru a Lloegr o dan rif cwmni 12614353, gyda swyddfa gofrestredig yn 124 City Road, London, EC1V 2NX. Yn yr hysbysiad hwn, mae "ni" a "Profion" yn golygu Apps4Education Limited.
Rydym yn trin data personol yn unol â GDPR y DU a Deddf Diogelu Data 2018.
Dylai cwestiynau am yr hysbysiad hwn, am y ffordd yr ydym yn trin data personol, neu am gais diogelu data, fynd i hello@profion.co.uk. Mae'r cyfeiriad hwnnw yn cyrraedd yr unigolyn sy'n gyfrifol am ddiogelu data yn Apps4Education Limited, a dyna'r ffordd gyflymaf o gael ateb.
2 Rheolydd a phroseswr
Pan fydd ysgol yn defnyddio Profion gyda'i dysgwyr, yr ysgol yw'r rheolydd data ar gyfer data dysgwyr a chanlyniadau asesu. Yr ysgol sy'n penderfynu pwy sy'n cael eu cofrestru, beth sy'n cael ei asesu, a pha mor hir y cedwir y data.
Ar gyfer y data hwnnw, proseswr data ydym ni. Rydym yn gweithredu ar gyfarwyddiadau dogfennedig yr ysgol yn unig, nid ydym yn defnyddio data dysgwyr ar gyfer ein dibenion ein hunain, ac nid ni sy'n penderfynu beth sy'n digwydd iddo.
Ni ein hunain yw'r rheolydd data ar gyfer data cyfrifon staff ac athrawon, ar gyfer ymholiadau a anfonir drwy ein ffurflen gyswllt, ac ar gyfer cofnodion bilio a chontract.
Yn ymarferol, i bennaeth adran, mae hyn yn golygu bod cais ynghylch dysgwr yn cael ei ateb gan yr ysgol gyda'n cymorth ni, tra bod cais ynghylch eich cyfrif staff eich hun yn dod yn syth i ni.
Sylwer
Os nad ydych yn siŵr at bwy i droi, e-bostiwch hello@profion.co.uk. Byddwn yn dweud wrthych pwy sy'n gyfrifol, ac os yw'r cyfrifoldeb ar yr ysgol, beth y gallwn ei wneud i helpu.
3 Y data rydym yn ei gasglu
Rydym yn casglu pedwar math o ddata personol, a dim mwy nag sydd ei angen i redeg y gwasanaeth.
- Data cyfrif staff
- Enw, cyfeiriad e-bost gwaith, ysgol, a rôl ar y platfform. Pan fydd eich ysgol yn mewngofnodi gyda Google neu Microsoft, rydym yn derbyn y proffil sylfaenol y mae'r darparwr yn ei ddychwelyd, sef eich enw, eich cyfeiriad e-bost a dynodydd eich cyfrif gyda'r darparwr. Nid ydym byth yn derbyn eich cyfrinair.
- Data dysgwyr
- Yr enw neu'r dynodydd ymgeisydd a ddarperir gan yr ysgol, y dosbarth neu'r grŵp addysgu, atebion ac ymatebion a roddir yn ystod asesiad, marciau, a gwybodaeth am amseriadau fel pryd y dechreuodd ac y gorffennodd ymgais.
- Data ymholiad
- Enw, ysgol, cyfeiriad e-bost gwaith, a'r neges a anfonwch atom drwy'r ffurflen gyswllt ar y wefan hon, ynghyd â'r dyddiad y cafodd ei hanfon.
- Data technegol
- Cyfeiriad IP, y math o borwr a dyfais, a'r tudalennau a welwyd. Daw hyn o'n dadansoddeg ein hunain, sy'n cael ei chynnal ar ein seilwaith ni ac sy'n rhydd o gwcis, ac rydym yn ei defnyddio i gadw'r wefan i weithio ac i weld pa dudalennau sy'n ddefnyddiol.
Nid ydym yn gofyn am ddata categori arbennig, cyfeiriadau cartref, statws prydau ysgol am ddim na statws anghenion dysgu ychwanegol, ac nid oes eu hangen arnom. Peidiwch â'u llwytho i'r platfform, a pheidiwch â'u cynnwys mewn neges atom.
4 Sail gyfreithlon a chyfnodau cadw
Mae'r tabl hwn yn nodi pam yr ydym yn cadw pob math o ddata, y sail gyfreithlon yr ydym yn dibynnu arni pan mai ni yw'r rheolydd, a pha mor hir yr ydym yn ei gadw.
| Data | Diben | Sail gyfreithlon | Cyfnod cadw |
|---|---|---|---|
| Data cyfrif staff | Creu a rhedeg cyfrifon, dilysu defnyddwyr, a darparu cymorth | Contract, a'n buddiannau cyfreithlon o ran diogelu a chynnal y gwasanaeth | Yn cael ei ddileu 12 mis ar ôl y mewngofnodi diwethaf, neu wrth gau'r cyfrif os yw hynny'n gynt |
| Data asesu dysgwyr | Cyflwyno asesiadau ffug, marcio, ac adrodd canlyniadau i'r ysgol | Yn cael ei brosesu ar ran yr ysgol fel proseswr. Tasg gyhoeddus yw sail yr ysgol ei hun | Yn cael ei ddileu o fewn 90 diwrnod i danysgrifiad yr ysgol ddod i ben, neu'n gynt ar gyfarwyddyd yr ysgol |
| Data ymholiad | Ateb eich ymholiad a chadw cofnod o'r hyn y cytunwyd arno | Ein buddiannau cyfreithlon o ran ymateb i ysgolion sy'n cysylltu â ni | Yn cael ei ddileu ar ôl 24 mis |
| Data technegol a dadansoddeg | Cadw'r wefan ar gael, yn ddiogel ac yn ddefnyddiadwy | Ein buddiannau cyfreithlon o ran gweithredu gwefan ddiogel sy'n gweithio | Yn cael ei gyfuno'n ddata cyfanredol a'i gadw am 26 mis |
Pan fyddwn yn dibynnu ar fuddiannau cyfreithlon, rydym wedi ystyried yr effaith arnoch chi, a gallwch wrthwynebu ar unrhyw bryd gan ddefnyddio'r manylion cyswllt yn yr hysbysiad hwn.
5 Dysgwyr a phlant
Yr ysgol sy'n penderfynu pa ddysgwyr sy'n defnyddio Profion, ac yn dweud wrth rieni a gofalwyr am hynny drwy ei hysbysiad preifatrwydd ei hun. Nid oes gennym berthynas uniongyrchol â dysgwyr na'u teuluoedd.
Nid ydym yn marchnata i ddysgwyr, nid ydym yn dangos hysbysebion yn unman ar y platfform, ac nid ydym yn gwerthu, rhentu na masnachu data personol. Nid oes technoleg hysbysebu yn Profion.
Mae cwestiynau gwrthrychol yn cael eu marcio'n awtomatig. Mae hynny'n cynhyrchu marc dros dro, y gall yr athro ei adolygu, ei newid neu ei ddiystyru cyn iddo gael ei ddefnyddio ar gyfer unrhyw beth.
Gan mai athro sy'n gwneud y penderfyniadau sy'n cyfrif, nid oes unrhyw benderfynu awtomataidd yn unig sy'n cael effaith gyfreithiol, nac effaith sylweddol gyffelyb, ar ddysgwr.
7 Trosglwyddiadau rhyngwladol
Mae data'r platfform, gan gynnwys holl ddata'r dysgwyr, yn cael ei storio ar weinyddion yn y Deyrnas Unedig. Nid ydym yn trosglwyddo data personol y tu allan i'r Deyrnas Unedig fel mater o drefn.
Pe bai hynny'n newid, byddem yn dibynnu ar reoliadau digonolrwydd y DU neu ar y Cytundeb Trosglwyddo Data Rhyngwladol (IDTA), a byddem yn dweud wrth ysgolion cyn i'r newid ddod i rym.
8 Diogelwch
Rydym yn cymryd y mesurau isod. Rydym wedi rhestru'r hyn a wnawn mewn gwirionedd, yn hytrach na'r hyn sy'n swnio'n gysurus.
- Mae'r holl draffig i'r platfform ac oddi yno wedi ei amgryptio wrth ei drosglwyddo, gan ddefnyddio HTTPS a TLS.
- Mae cyfrineiriau'n cael eu storio fel hashiau halenog, byth fel testun darllenadwy, ac ni allwn eu gweld.
- Mae mynediad yn seiliedig ar rôl ac yn gyfyngedig i un ysgol, fel na all un ysgol weld data ysgol arall.
- O fewn Apps4Education, mae mynediad at ddata ysgol yn gyfyngedig i staff penodedig y mae ei angen arnynt i redeg neu gynnal y gwasanaeth.
- Mae copïau wrth gefn yn cael eu gwneud yn rheolaidd, eu hamgryptio, a'u cadw oddi ar y safle.
- Mae camau gweinyddol yn cael eu cofnodi, fel y gallwn weld pwy newidiodd beth a phryd.
- Mae gennym broses ddogfenedig ar gyfer nodi, cyfyngu ac adrodd am dor-data personol.
Nid yw unrhyw system yn gwbl ddiogel, ac nid ydym yn honni fel arall. Os byddwn yn dod yn ymwybodol o wendid sy'n effeithio ar eich data, byddwn yn dweud wrthych beth ydyw a beth yr ydym yn ei wneud yn ei gylch.
Sylwer
Os bydd tor-data personol yn effeithio ar ddata ysgol, byddwn yn hysbysu'r ysgol heb oedi gormodol, ac o fewn 72 awr i ni ddod yn ymwybodol o hynny beth bynnag, gyda digon o fanylion i'r ysgol allu cyflawni ei dyletswydd ei hun i adrodd i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO).
9 Eich hawliau
O dan GDPR y DU mae gennych yr hawliau canlynol dros eich data personol.
- Yr hawl i gael gwybod beth rydym yn ei wneud gyda'ch data, sef diben yr hysbysiad hwn.
- Yr hawl i gael mynediad at gopi o'r data personol sydd gennym amdanoch.
- Yr hawl i gael cywiro data anghywir.
- Yr hawl i gael dileu data pan nad oes rheswm da i ni ei gadw.
- Yr hawl i ofyn i ni gyfyngu ar y ffordd yr ydym yn defnyddio'ch data wrth i gwestiwn amdano gael ei ddatrys.
- Yr hawl i gael eich data mewn fformat cludadwy, ac i'w anfon at ddarparwr arall.
- Yr hawl i wrthwynebu prosesu a wnawn ar sail buddiannau cyfreithlon.
- Yr hawl i beidio â bod yn destun penderfyniad awtomataidd yn unig sy'n cael effaith gyfreithiol neu effaith sylweddol gyffelyb.
I arfer unrhyw un o'r hawliau hyn dros eich data eich hun, e-bostiwch hello@profion.co.uk. Byddwn yn ymateb o fewn mis, a byddwn yn dweud wrthych os bydd angen mwy o amser arnom oherwydd bod y cais yn gymhleth.
Dylai cais ynghylch dysgwr fynd at yr ysgol, oherwydd yr ysgol yw'r rheolydd data ar gyfer y data hwnnw. Os anfonwch un atom, byddwn yn ei drosglwyddo i'r ysgol yn brydlon ac yn helpu'r ysgol i'w ateb.
Os ydych yn anhapus â'r ffordd yr ydym wedi trin eich data, mae gennych hawl i gwyno i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) yn ico.org.uk. Byddai'n well gennym i chi ddweud wrthym ni gyntaf, fel y cawn gyfle i unioni pethau.
11 Cytundeb prosesu data
Mae cytundeb prosesu ysgrifenedig sy'n bodloni Erthygl 28 o GDPR y DU ar gael i unrhyw ysgol ar gais o hello@profion.co.uk. Mae'n ymdrin â'n cyfarwyddiadau, cyfrinachedd, diogelwch, is-broseswyr, hysbysu am dor-data, archwilio, a dileu wrth ymadael.
Pan fydd y cytundeb prosesu a'r hysbysiad hwn yn dweud pethau gwahanol am ddata dysgwyr, y cytundeb prosesu sydd drechaf.
12 Y Gymraeg
Mae Profion yn cael ei ddarparu yn Gymraeg ac yn Saesneg. Gallwch ddefnyddio'r platfform, cysylltu â ni, a chael ein hatebion yn y naill iaith neu'r llall.
Rydym yn croesawu gohebiaeth yn Gymraeg ac yn ei hateb yn Gymraeg. Ni fydd cais a wneir yn Gymraeg yn cael ei drin yn llai ffafriol nag un a wneir yn Saesneg, ac ni fydd yn cymryd mwy o amser i'w ateb.
13 Newidiadau i'r hysbysiad hwn
Efallai y byddwn yn diweddaru'r hysbysiad hwn. Mae dyddiad y fersiwn ar frig y dudalen hon, ac rydym yn cadw rhifau'r adrannau yn sefydlog fel bod unrhyw beth y cyfeiriasoch ato yn parhau i fod yn hawdd ei ganfod.
Ar gyfer newid sylweddol, fel is-broseswr newydd neu ddiben newydd, byddwn yn e-bostio gweinyddwyr ysgol o leiaf 30 diwrnod cyn i'r newid ddod i rym.